Geschenke im B2B-Bereich: Ein steuerlicher Leitfaden für Mitarbeiter- und Kundengeschenke

Geschenke sind im Geschäftsleben ein effektives Werkzeug – für Wertschätzung, Motivation und Kundenbindung. Wer aber hier nicht aufpasst, riskiert unangenehme Überraschungen bei der nächsten Betriebsprüfung. Aber wer die Regeln kennt, kann sie strategisch nutzen, um Wertschätzung steueroptimiert zu vermitteln.

Warum sind Geschenke überhaupt steuerrelevant?

Das deutsche Steuerrecht ist darauf ausgelegt, alle Einnahmen zu erfassen und eine Gleichbehandlung sicherzustellen. Ein Geschenk, sei es an einen Mitarbeiter oder Kunden, wird aus steuerlicher Sicht oft als geldwerter Vorteil oder Betriebsausgabe betrachtet. Das Finanzamt möchte sicherstellen, dass hier keine „versteckten“ Einkommen oder ungerechtfertigten Abzüge entstehen. Doch es gibt klare Grenzen und Freiräume, die es zu kennen gilt.

Mitarbeitergeschenke: Freude ohne Steuerlast?

Geschenke an Mitarbeiter fallen grundsätzlich unter den Begriff des Arbeitslohns und sind somit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Aber es gibt wichtige Ausnahmen und Gestaltungsmöglichkeiten:

  1. Die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge:
    • Die Regel: Sachzuwendungen (also keine Geldgeschenke!) an Mitarbeiter sind bis zu einem Wert von 50 Euro (inklusive Umsatzsteuer) pro Monat und Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei. Dies ist eine Freigrenze, d.h., wird sie auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.
    • Möglichkeiten: Perfekt für kleine Aufmerksamkeiten wie Tankgutscheine, Waren- oder Dienstleistungsgutscheine (aber keine Gutscheine, die auf Geld lauten!), Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder ähnliches, um das Gehalt „on top“ aufzuwerten. Der Mitarbeiter freut sich über den vollen Wert.
  2. Anlassbezogene Geschenke (bis 60 Euro):
    • Die Regel: Geschenke zu persönlichen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Betriebsjubiläum oder Beförderung sind bis zu 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer) steuer- und sozialversicherungsfrei. Auch hier handelt es sich um eine Freigrenze.
    • Wichtig: Es muss sich um einen echten persönlichen Anlass handeln, und auch hier sind Geldgeschenke tabu. Ein Geschenk zum runden Geburtstag ist ideal, ein Geschenk „einfach so“ fällt nicht darunter.
  3. Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber:
    • Die Möglichkeit: Überschreiten Geschenke die genannten Freigrenzen, kann der Arbeitgeber sie unter bestimmten Voraussetzungen mit einem Pauschsteuersatz von 30 % versteuern (zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). In diesem Fall ist das Geschenk für den Mitarbeiter steuerfrei.
    • Vorteil: Der Mitarbeiter erhält den vollen Wert des Geschenks, und der Arbeitgeber übernimmt die Steuerlast. Das ist oft eine elegante Lösung für wertigere Geschenke.
  4. Geschenke im Rahmen von Betriebsveranstaltungen:
    • Die Regel: Pro Betriebsveranstaltung (z.B. Weihnachtsfeier, Betriebsausflug) und pro Mitarbeiter gibt es einen Freibetrag von 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer) für Sachgeschenke. Bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr sind begünstigt.
    • Möglichkeit: Hier können auch größere Präsente verteilt werden, solange der Rahmen der Betriebsveranstaltung gewahrt bleibt und der Wert pro Person nicht überschritten wird.

Kundengeschenke: Beziehungen pflegen und Steuern sparen

Auch bei Kundengeschenken gibt es Grenzen, die bei der steuerlichen Absetzbarkeit als Betriebsausgaben zu beachten sind.

  1. Die 35-Euro-Grenze für Abzugsfähigkeit:
    • Die Regel: Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer (also Kunden, Geschäftspartner etc.) sind nur dann als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn ihr Wert 35 Euro (Netto, ohne Umsatzsteuer) pro Empfänger und Wirtschaftsjahr nicht übersteigt.
    • Wichtig: Der Wert bezieht sich auf das gesamte Jahr. Wenn Sie einem Kunden im März einen Weinkorb für 20 Euro schenken und im November einen Gutschein für 20 Euro, sind die gesamten 40 Euro nicht abzugsfähig, da die Grenze überschritten wurde.
    • Möglichkeit: Bleiben Sie innerhalb dieser Grenze, um die Kosten steuerlich geltend zu machen. Viele Unternehmen nutzen dies für hochwertige Kugelschreiber, Kalender oder kleinere Präsentkörbe.
  2. Streuwerbeartikel (bis 10 Euro):
    • Die Regel: Für sogenannte „Streuwerbeartikel“, also Produkte, die für eine breite Masse bestimmt sind und deren Wert pro Empfänger 10 Euro (Netto) nicht übersteigt, gilt die 35-Euro-Grenze nicht. Sie sind uneingeschränkt abzugsfähig.
    • Möglichkeit: Kleine Giveaways wie Bleistifte, Feuerzeuge oder preiswerte Notizblöcke fallen hierunter und sind vollständig abzugsfähig.
  3. Die Krux mit der Umsatzsteuer:
    • Wichtiger Hinweis zur Umsatzsteuer: Beim Schenken gibt es zwei zentrale Aspekte bei der Umsatzsteuer. Zunächst einmal können Sie die Vorsteuer aus dem Einkauf des Geschenks nur dann ziehen, wenn das Geschenk später auch als Betriebsausgabe voll abzugsfähig ist (d.h., es liegt unter der 35-Euro-Netto-Grenze pro Empfänger und Jahr oder ist ein Streuwerbeartikel unter 10 Euro). Wenn Sie die Vorsteuer gezogen haben, müssen Sie gleichzeitig bedenken, dass die Abgabe des Geschenks als „unentgeltliche Wertabgabe“gilt. Das bedeutet, dass in diesem Moment Umsatzsteuer anfällt, und zwar auf den Wert des Geschenks. Vereinfacht gesagt: Wenn Sie ein Geschenk verschenken, für das Sie die Vorsteuer geltend gemacht haben, müssen Sie beim Verschenken Umsatzsteuer dafür abführen, da es sich nicht um einen Verkauf im klassischen Sinne handelt, aber dennoch eine Wertabgabe darstellt.
  4. Vorsicht vor Bestechlichkeit und Compliance:
    • Das Risiko: Abseits der Steuerregeln sollten Sie stets die Compliance-Richtlinien Ihres eigenen Unternehmens und die des beschenkten Unternehmens beachten. Geschenke, die als Bestechung ausgelegt werden könnten, sind absolut tabu und können schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben. Transparenz ist hier das A und O.

Fazit: Steuern verstehen, Potenziale nutzen

Die steuerlichen Regeln rund um Geschenke mögen auf den ersten Blick komplex wirken, bieten aber klare Leitplanken, um Ihr Wertschätzungsmarketing steueroptimiert zu gestalten. Sie ermöglichen es, die Beziehungen zu Mitarbeitern und Kunden zu stärken, ohne dass dies zu einem unerwarteten Kostenfaktor wird.

Denken Sie daran: Ein strategisch klug eingesetztes Geschenk ist eine Investition. Und eine steuerlich korrekt behandelte Investition zahlt sich doppelt aus.

Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Die steuerlichen Regelungen können komplex sein und sich ändern. Für eine verbindliche Auskunft, die auf Ihre individuelle Situation zugeschnitten ist, empfehlen wir Ihnen dringend, einen Steuerberater zu konsultieren.